「この作業は自社だけでは対応できない」
「必要な製品やサービスを外部の会社から購入したい」
プロジェクトを進めていると、このような場面があります。
すべての作業を自社のメンバーだけで行えるとは限りません。
専門的な技術を持つ会社に開発を依頼したり、必要な製品を購入したり、外部の専門家に支援してもらったりすることがあります。
このように、プロジェクトに必要な製品、サービス、成果物などを外部から調達し、契約や取引先との関係を管理する活動が調達マネジメントです。
一言でいうと
調達マネジメントとは、プロジェクトに必要な製品、サービス、成果物などを外部から調達するための計画・実行・管理を行うことです。
簡単に言えば、
「プロジェクトに必要なものを、外部からどのように調達するかを管理すること」
です。
調達マネジメントでは、単純に「何を買うか」だけを考えるわけではありません。
- 何を外部から調達するのか
- 自社で行うのか外部に依頼するのか
- どのような会社に依頼するのか
- どのような条件で契約するのか
- 契約した内容が適切に履行されているか
- 問題が発生した場合にどう対応するか
といったことまで含めて管理します。
調達マネジメントの目的
調達マネジメントの目的は、プロジェクトに必要な製品、サービス、成果物などを適切な条件で外部から調達し、プロジェクトの成功につなげることです。
具体的には、次のような目的があります。
- 必要な製品やサービスを確保する
- 自社にない専門知識や技術を活用する
- プロジェクトのコストを適切に管理する
- 必要な品質を確保する
- 必要な時期までに調達する
- 契約上の条件を適切に管理する
- 調達に伴うリスクを管理する
つまり、調達マネジメントは「安く買うこと」だけが目的ではありません。
品質、コスト、納期、リスクなどを総合的に考え、プロジェクトにとって最適な調達を行うことが重要です。
調達マネジメントが必要になるケース
例えば、システム開発プロジェクトを考えてみましょう。
自社の社員だけでは開発できない機能がある場合、外部のITベンダーに開発を依頼することがあります。
また、
- クラウドサービスを利用する
- ソフトウェアを購入する
- サーバーや機器を購入する
- 外部のコンサルタントに依頼する
- 専門会社に設計や工事を依頼する
といった場合にも調達が発生します。
このような外部との取引を適切に管理することが、調達マネジメントです。
調達マネジメントの基本的な流れ
調達マネジメントは、一般的に次のような流れで考えると分かりやすいでしょう。
- 調達が必要なものを明確にする
- 調達方法を検討する
- 調達先を選定する
- 契約する
- 契約内容やベンダーを管理する
- 契約を完了する
つまり、
「何を調達するか」→「誰から調達するか」→「どのような条件で契約するか」→「契約どおり実行されているか」
という流れで管理していきます。
調達計画を立てる
まず、プロジェクトの中で何を外部から調達する必要があるのかを明確にします。
例えば、
- 外部にシステム開発を依頼する
- 機器を購入する
- 専門家にコンサルティングを依頼する
- 外部会社にテストを依頼する
などです。
そのうえで、調達の方法や契約方法、スケジュール、責任分担などを検討します。
内製と外注を判断する
調達を考えるうえで重要なのが、「自社で行うのか、外部に依頼するのか」という判断です。
例えば、
「自社に十分な技術力があるので、社内で開発する」
「特殊な技術が必要なので、専門会社に依頼する」
といった判断を行います。
この判断では、単純なコストだけではなく、
- 技術力
- 納期
- 品質
- 社内リソース
- ノウハウ
- リスク
などを総合的に考える必要があります。
RFPとは？
調達を行う際には、外部の会社に対して「このようなものを提供してほしい」という要求を伝える必要があります。
その代表的なものがRFP（Request for Proposal：提案依頼書）です。
RFPでは、発注者が求めている要件や条件などを整理し、候補となるベンダーに提案を依頼します。
複数の会社から提案を受けることで、
- 価格
- 技術力
- 実績
- 提案内容
- 体制
- 納期
などを比較し、調達先を選定することができます。
ベンダーを選定する
調達先を決める際には、価格だけで判断しないことが重要です。
例えば、最も安い会社を選んだとしても、技術力が不足していて納期に間に合わなければ、プロジェクト全体に大きな影響が出ます。
そのため、
- 価格
- 品質
- 納期
- 技術力
- 実績
- プロジェクト体制
- リスク
- 企業としての信頼性
などを総合的に評価することが重要です。
契約を締結する
調達先が決まったら、契約を締結します。
契約では、例えば次のような事項を明確にします。
- 契約範囲
- 成果物
- 納期
- 金額
- 支払条件
- 品質条件
- 責任分担
- 変更手続き
- 検収条件
- 秘密保持
- 知的財産権
- 契約解除の条件
契約内容が曖昧だと、後から「そこまで含まれているとは思っていなかった」といった認識の違いが発生する可能性があります。
そのため、契約前に責任範囲や成果物、条件をできるだけ明確にしておくことが重要です。
契約後のベンダーマネジメント
契約を締結したからといって、調達マネジメントが終わるわけではありません。
契約後には、ベンダーが契約内容に沿って作業を進めているかを管理する必要があります。
これがベンダーマネジメントです。
例えば、
- 進捗を確認する
- 品質を確認する
- 成果物を確認する
- 課題を管理する
- リスクを管理する
- 契約変更を管理する
- 問題発生時に対応する
といった活動を行います。
調達マネジメントでは、契約前だけではなく、契約後の管理まで含めて考えることが重要です。
調達における契約形態
調達では、契約の種類によってリスクの分担が変わります。
代表的な契約形態として、
- 固定価格契約
- 実費償還契約
- 時間・材料契約
などがあります。
固定価格契約
あらかじめ決めた価格で契約する方式です。
発注者にとっては、契約金額を把握しやすいというメリットがあります。
一方で、要求事項や成果物が曖昧なまま契約すると、変更や追加作業をめぐって問題が発生する可能性があります。
実費償還契約
ベンダーが実際に負担したコストなどをもとに支払う契約方式です。
作業内容や条件が変化しやすい場合などに利用されることがあります。
発注者側にはコストが増加するリスクがあるため、コスト管理が重要になります。
時間・材料契約
作業時間や使用した材料などに応じて支払う契約方式です。
作業内容を最初から詳細に確定することが難しい場合などに利用されることがあります。
調達マネジメントで重要なポイント
契約範囲を明確にする
「どこまでがベンダーの責任なのか」を明確にすることが重要です。
責任範囲が曖昧だと、問題が発生したときに責任の押し付け合いになる可能性があります。
成果物を明確にする
何を納品すれば契約上の義務を果たしたことになるのかを明確にします。
成果物の定義が曖昧だと、検収時にトラブルになる可能性があります。
変更管理を明確にする
プロジェクトでは、途中で要求事項が変わることがあります。
そのため、変更が発生した場合に、
- 誰が承認するのか
- 費用をどうするのか
- 納期をどうするのか
- 契約をどう変更するのか
といったルールをあらかじめ明確にしておくことが重要です。
ベンダーをプロジェクトのパートナーとして考える
外部会社を単なる「作業を依頼する相手」と考えてしまうと、問題が発生したときに対立しやすくなります。
プロジェクトを成功させるという共通の目的を持ったパートナーとして、適切にコミュニケーションを取ることが重要です。
調達マネジメントでよくある失敗
価格だけでベンダーを選ぶ
最も安い会社を選ぶことが、必ずしもプロジェクトにとって最適とは限りません。
品質、技術力、実績、体制、リスクなども含めて評価する必要があります。
契約範囲が曖昧
「当然この作業も含まれているだろう」と考えて契約してしまうと、後から認識の違いが発生します。
契約前に、成果物や責任範囲をできるだけ明確にすることが重要です。
契約したらベンダーに任せきりにする
外部に依頼したからといって、プロジェクトマネジメントまでベンダーに任せてよいとは限りません。
発注者側も進捗、品質、課題、リスクなどを確認する必要があります。
問題が起きてからコミュニケーションを取る
問題が発生してからベンダーと話し合うのではなく、定期的に状況を確認しておくことが重要です。
小さな問題を早期に発見できれば、大きな問題になる前に対応できる可能性があります。
調達マネジメントとベンダーマネジメントの違い
| 項目 | 調達マネジメント | ベンダーマネジメント |
|---|---|---|
| 主な対象 | 調達全体 | 契約後のベンダーとの関係 |
| 主な内容 | 調達計画、選定、契約、管理など | 進捗、品質、課題、リスクなどの管理 |
| タイミング | 調達前から契約終了まで | 主に契約後 |
| 目的 | 適切な条件で必要なものを調達する | 契約内容を適切に履行してもらう |
簡単に言えば、
調達マネジメント＝外部から何を、誰から、どのように調達するかを管理する
ベンダーマネジメント＝契約したベンダーとの関係や業務を管理する
と考えると分かりやすいでしょう。
プロジェクトマネージャにとっての調達マネジメント
プロジェクトマネージャにとって、調達マネジメントは非常に重要な領域です。
特に大規模なプロジェクトでは、複数のベンダーや協力会社が関係することがあります。
その場合、プロジェクトマネージャは、
- 契約範囲
- 責任分担
- 納期
- 品質
- コスト
- リスク
- 変更
- ベンダー間の依存関係
などを総合的に管理する必要があります。
例えば、A社が設計を担当し、B社が開発を担当している場合、A社の設計遅延がB社の開発遅延につながる可能性があります。
このような場合、単純に各ベンダーを個別に管理するだけでは不十分です。
プロジェクト全体を見て、ベンダー間の関係や依存関係を管理することが重要になります。
プロジェクトマネージャ試験ではここが重要
調達マネジメントを学ぶときは、次の用語と関連付けて整理しておくとよいでしょう。
- 調達
- RFP
- 契約
- ベンダー
- ベンダー選定
- ベンダーマネジメント
- 固定価格契約
- 実費償還契約
- 時間・材料契約
- 見積もり
- 契約変更
- 検収
- リスクマネジメント
特に重要なのは、「調達＝購入」だけではないという点です。
外部会社への業務委託やシステム開発、専門家への依頼なども調達に含まれます。
PM道場のワンポイント
調達マネジメントで最も重要なのは、「安く買うこと」ではなく「プロジェクトを成功させるために、適切な相手と適切な条件で契約すること」です。
プロジェクトでは、外部の会社に依頼すれば、自社の負担を減らせるように感じます。
しかし、実際には、外部に依頼した瞬間から新しいリスクも生まれます。
- ベンダーの技術力が不足している
- 納期に間に合わない
- 品質が期待した水準に達しない
- 契約範囲について認識が違う
- 追加費用が発生する
- ベンダー間の調整がうまくいかない
といった問題が起こる可能性があります。
だからこそ、調達では「誰に頼むか」だけではなく、「どういう条件で頼むか」「どう管理するか」まで考える必要があります。
特にPMとして意識したいのは、契約を「自分たちを守るための書類」だけにしないことです。
契約は、発注者とベンダーが「何を、いつまでに、どのような条件で実施するのか」を共通認識にするための重要な道具でもあります。
契約内容を明確にし、定期的にコミュニケーションを取り、問題が小さいうちに対応する。
こうした積み重ねが、ベンダーを含めたプロジェクト全体の成功につながります。
関連用語
- RFP
- 契約
- ベンダーマネジメント
- 見積もり
- 調達
- コストマネジメント
- リスクマネジメント
- コミュニケーションマネジメント
- 変更管理
- 検収
- ステークホルダーエンゲージメント
まとめ
調達マネジメントとは、プロジェクトに必要な製品、サービス、成果物などを外部から調達するための計画・実行・管理を行うことです。
調達では、単純に価格だけを見るのではなく、
- 品質
- コスト
- 納期
- 技術力
- 実績
- 契約条件
- リスク
などを総合的に考えることが重要です。
また、RFPによる提案依頼、ベンダー選定、契約締結だけでなく、契約後のベンダーマネジメントまで含めて考える必要があります。
調達マネジメントで大切なのは、
「何を買うか」だけではなく、「誰から、どのような条件で調達し、どう管理するか」
を考えることです。
外部のベンダーや協力会社をうまく活用できれば、自社だけでは実現できない技術やリソースをプロジェクトに取り込むことができます。
一方で、調達には新たなコストやリスクも発生します。
そのため、プロジェクトマネージャは「外注すれば終わり」ではなく、「外部の力をプロジェクトの成功につなげる」という視点で調達を管理することが重要です。
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よくある質問（FAQ）
Q. 調達マネジメントとは何ですか？
A. プロジェクトに必要な製品、サービス、成果物などを外部から調達するための計画・実行・管理を行うことです。
Q. 調達マネジメントは購入管理のことですか？
A. いいえ。製品の購入だけではありません。外部会社への業務委託、システム開発の発注、専門家への依頼なども含め、外部から必要な製品・サービス・成果物を調達する活動全般を対象とします。
Q. 調達マネジメントとベンダーマネジメントの違いは何ですか？
A. 調達マネジメントは、調達計画、ベンダー選定、契約、契約後の管理など調達全体を対象とします。ベンダーマネジメントは、主に契約後のベンダーとの関係や進捗、品質、課題などを管理する活動です。
Q. RFPと調達マネジメントにはどのような関係がありますか？
A. RFPは、候補となるベンダーに対して提案を依頼するための文書です。調達マネジメントの中で、ベンダー選定を行う際に利用される代表的な手段の一つです。
Q. 調達先は価格だけで決めてはいけませんか？
A. 価格だけで決めるのはおすすめできません。品質、技術力、実績、体制、納期、リスクなどを総合的に評価し、プロジェクトにとって適切な調達先を選ぶことが重要です。
Q. 契約したら調達マネジメントは終わりですか？
A. いいえ。契約後も、進捗、品質、成果物、課題、リスク、契約変更などを管理する必要があります。契約後のベンダーとの関係を適切に管理することも重要です。
私は令和5年度 IPAプロジェクトマネージャ試験に合格しました。
実際に合格した経験をもとに、勉強方法やおすすめ参考書、最難関といわれる午後Ⅱ論文の対策方法を詳しく解説しています。
「これから勉強を始めたい」「効率よく合格したい」という方は、ぜひこちらの記事もご覧ください。
