「プロジェクトのスケジュールが遅れている……」
プロジェクトマネージャをしていると、こんな状況に遭遇することがあります。
プロジェクトでは、限られた期間の中で多くの作業を完了させなければなりません。
そのためには、いつ、誰が、何をするのかを整理し、計画と実績を比較しながら適切にコントロールする必要があります。
このような活動を体系的に行うのがスケジュールマネジメントです。
一言でいうと
スケジュールマネジメントとは、プロジェクトの作業をいつ実施するのかを計画し、スケジュールを管理・コントロールすることです。
単純に「ガントチャートを作ること」だけがスケジュールマネジメントではありません。
プロジェクトで必要な作業を明確にし、作業同士の関係を整理し、期間を見積もり、スケジュールを作成します。
そして、プロジェクトが始まった後は、実際の進捗を確認し、遅れが発生した場合には対応を検討します。
つまり、
計画する → 実行する → 進捗を確認する → 必要に応じて対応する
という活動を継続的に行うことがスケジュールマネジメントです。
スケジュールマネジメントの目的
スケジュールマネジメントの目的は、単純に「納期を守る」ことだけではありません。
プロジェクトの作業を適切な順序とタイミングで進め、プロジェクトの目標を達成できるようにすることが重要です。
具体的には、次のような目的があります。
- プロジェクトの完了時期を明確にする
- 必要な作業を整理する
- 作業の順序や依存関係を明確にする
- 作業に必要な期間を見積もる
- 遅延を早期に発見する
- 遅延がプロジェクト全体に与える影響を把握する
- 必要な対策を検討する
スケジュールマネジメントの基本的な流れ
スケジュールを管理するためには、いきなりガントチャートを作るのではなく、まずプロジェクトに必要な作業を整理します。
基本的には次のような流れで考えると分かりやすいでしょう。
- スケジュールマネジメントを計画する
- アクティビティを定義する
- アクティビティの順序を決める
- アクティビティの期間を見積もる
- スケジュールを作成する
- スケジュールをコントロールする
1．スケジュールマネジメントを計画する
まず、プロジェクトでどのようにスケジュールを作成・管理するのかを決めます。
例えば、
- どのツールを使うのか
- どの程度の粒度でスケジュールを作るのか
- 進捗をどのように測定するのか
- 誰がスケジュールを更新するのか
- どの程度の遅延で報告するのか
などを決めます。
プロジェクトによって必要な管理レベルは異なるため、プロジェクトの規模や特性に合わせてスケジュール管理の方法を決めることが重要です。
2．アクティビティを定義する
次に、プロジェクトで実施する作業を具体化します。
例えば、「システムを開発する」という作業だけでは、スケジュールを管理するには大きすぎます。
そこで、
- 要件定義
- 基本設計
- 詳細設計
- プログラム開発
- 単体テスト
- 結合テスト
- システムテスト
などに分解します。
このように、スケジュールを作成するための具体的な作業をアクティビティとして整理します。
3．アクティビティの順序を決める
作業を整理したら、それぞれの作業をどの順番で実施するのかを決めます。
プロジェクトの作業には、順番が決まっているものがあります。
例えば、設計が完了しなければ開発を始められない場合、
設計 → 開発
という関係になります。
このような作業同士の関係を依存関係として整理します。
アクティビティの依存関係
スケジュールを考えるうえで、アクティビティ同士の依存関係は非常に重要です。
代表的な関係として、次のようなものがあります。
終了・開始（FS）
先行する作業が終了した後に、次の作業を開始する関係です。
例えば、
設計完了 → 開発開始
という関係です。
一般的なプロジェクトで最もよく利用される関係です。
開始・開始（SS）
先行する作業が開始した後に、次の作業を開始する関係です。
例えば、設計作業が始まった後、一定の条件を満たせば開発作業も開始できるようなケースです。
終了・終了（FF）
先行する作業が終了するまで、次の作業も終了できない関係です。
開始・終了（SF）
先行する作業が開始することによって、次の作業を終了できる関係です。
実務ではFSが最も一般的ですが、プロジェクトの状況に応じてさまざまな依存関係を利用します。
4．アクティビティの期間を見積もる
作業の順序を整理したら、それぞれの作業にどのくらいの期間が必要なのかを見積もります。
例えば、
- 要件定義：10日
- 基本設計：15日
- 詳細設計：20日
- 開発：30日
といった形です。
ただし、作業期間を適当に決めてはいけません。
過去の実績や担当者の経験、作業量、利用可能なリソースなどを考慮して見積もる必要があります。
5．スケジュールを作成する
作業、依存関係、期間などが整理できたら、プロジェクト全体のスケジュールを作成します。
代表的な方法がガントチャートです。
ガントチャートを使うことで、
- いつ作業を開始するのか
- いつ作業が終了するのか
- どの作業が並行しているのか
- プロジェクト全体の期間はどのくらいか
などを視覚的に確認できます。
6．スケジュールをコントロールする
プロジェクトが開始したら、計画したスケジュールと実際の進捗を比較します。
例えば、
「予定では50％完了しているはずなのに、実際には30％しか終わっていない」
という状況であれば、遅延が発生しています。
このとき重要なのは、単純に「遅れている」と判断することではありません。
なぜ遅れているのか、プロジェクト全体への影響はどの程度なのか、どのように対応するのかを考える必要があります。
クリティカルパスとは？
スケジュールマネジメントで重要な用語の一つがクリティカルパスです。
クリティカルパスとは、簡単に言えば、プロジェクトの完了日を決める重要な作業の経路です。
クリティカルパス上の作業が遅れると、プロジェクト全体の完了日も遅れる可能性があります。
そのため、プロジェクトマネージャは、すべての作業を同じように見るのではなく、プロジェクトの完了日に大きな影響を与える作業を重点的に管理することが重要です。
フロートとは？
スケジュールマネジメントでは、フロートという考え方も重要です。
フロートとは、作業の開始や終了を遅らせることができる余裕時間のことです。
例えば、ある作業が1日程度遅れてもプロジェクト全体の完了日に影響しないのであれば、その作業には一定の余裕があります。
一方、余裕がほとんどない作業が遅れると、プロジェクト全体に影響する可能性があります。
そのため、スケジュールを見るときには、単純に「遅れている作業」だけではなく、「余裕がどのくらい残っているか」を見ることも重要です。
スケジュール遅延が発生したらどうする？
プロジェクトでは、スケジュール遅延を完全になくすことは難しいでしょう。
重要なのは、遅延が発生したときに適切に対応することです。
原因を確認する
まず、なぜ遅れているのかを確認します。
例えば、
- 作業量の見積もりが甘かった
- 必要な人員が確保できなかった
- 技術的な問題が発生した
- 要求変更が発生した
- 前工程が遅れた
- 品質問題による手戻りが発生した
など、原因はさまざまです。
プロジェクト全体への影響を確認する
ある作業が遅れているからといって、必ずしもプロジェクト全体が遅れるとは限りません。
フロートが十分に残っていれば、プロジェクトの完了日への影響がない場合もあります。
そのため、個別の作業の遅れとプロジェクト全体の遅れを分けて考えることが重要です。
対応策を検討する
プロジェクト全体への影響が大きい場合には、対応策を検討します。
例えば、
- 作業の優先順位を変更する
- リソースを追加する
- 作業を並行して進める
- 作業方法を変更する
- スコープを見直す
- ステークホルダーと納期を再調整する
などがあります。
重要なのは、「とにかく人を増やす」というような単純な対応をしないことです。
原因やプロジェクト全体への影響を確認したうえで、最適な対応を選択します。
スケジュール短縮の代表的な方法
クラッシング
クラッシングとは、追加のリソースを投入することで、スケジュールを短縮する方法です。
例えば、開発者を追加して作業を早く終わらせる方法などがあります。
ただし、人員を追加すれば必ず短縮できるとは限りません。
追加コストが発生するほか、コミュニケーションコストが増えて逆に効率が落ちる可能性もあります。
ファストトラッキング
ファストトラッキングとは、本来順番に実施する作業を一部並行して進めることで、スケジュールを短縮する方法です。
例えば、完全に設計が終了してから開発を始めるのではなく、設計が完了した部分から開発を始めるような方法です。
ただし、作業を並行して進めることで、手戻りやリスクが増える可能性があります。
スケジュールマネジメントでよくある失敗
最初に作ったスケジュールを絶対視する
プロジェクト開始時に作ったスケジュールが、その後も必ず正しいとは限りません。
要求変更やリスク、実績などによって状況は変化します。
そのため、スケジュールは現実の状況を反映しながら適切に更新する必要があります。
作業の遅れだけを見る
「この作業が3日遅れています」という情報だけでは、プロジェクトマネージャとして十分な判断はできません。
重要なのは、
「その3日の遅れがプロジェクト全体にどのような影響を与えるのか？」
です。
スケジュールを細かくしすぎる
細かいスケジュールを作れば、必ず管理しやすくなるわけではありません。
細かくしすぎると更新作業そのものが負担になり、重要な遅延を見落とす可能性もあります。
プロジェクトの規模や特性に応じて、適切な粒度にすることが重要です。
スケジュールマネジメントとリスクマネジメント
スケジュールとリスクは密接に関係しています。
例えば、「主要メンバーが体調不良などで離脱する」というリスクがある場合、その結果としてスケジュールが遅れる可能性があります。
また、技術的な問題や要求変更などもスケジュールに影響する可能性があります。
そのため、スケジュールを作るだけではなく、スケジュールに影響を与えるリスクを事前に把握することが重要です。
スケジュールマネジメントと変更管理
プロジェクトでは、途中で要求やスコープが変更されることがあります。
変更を受け入れる場合、スケジュールへの影響を確認する必要があります。
例えば、新しい機能を追加すれば、開発やテストに必要な期間が増えるかもしれません。
そのため、変更要求を受けたときには、
- スケジュールへの影響
- コストへの影響
- 品質への影響
- リソースへの影響
- リスクへの影響
などを総合的に評価することが重要です。
プロジェクトマネージャにとってのスケジュールマネジメント
プロジェクトマネージャにとって、スケジュールマネジメントは単にガントチャートを更新する仕事ではありません。
重要なのは、スケジュールを通してプロジェクトの状態を把握し、必要な意思決定を行うことです。
例えば、ある作業が遅れていたとしても、クリティカルパス上でなければ、すぐに大きな問題になるとは限りません。
一方で、まだ遅延していなくても、クリティカルパス上の作業で余裕がなくなっているのであれば、早めに対応する必要があります。
つまり、優れたスケジュールマネジメントでは、
「今、何日遅れているか」
だけではなく、
「このまま進むと、プロジェクトはどうなるのか？」
を見ることが重要です。
プロジェクトマネージャ試験ではここが重要
スケジュールマネジメントでは、次の用語を整理しておくとよいでしょう。
- アクティビティ
- 依存関係
- ガントチャート
- クリティカルパス
- フロート
- クラッシング
- ファストトラッキング
- スケジュール遅延
- スケジュール・ベースライン
特に、「作業が遅れていること」と「プロジェクト全体が遅れること」は同じではないという点は重要です。
クリティカルパスやフロートを考慮し、プロジェクトの完了日にどのような影響があるのかを判断することが重要になります。
PM道場のワンポイント
スケジュールマネジメントで大切なのは、「遅れをゼロにすること」ではなく、「遅れの影響をコントロールすること」です。
プロジェクトを進めていると、予定より遅れる作業は必ずと言っていいほど出てきます。
そのたびに「遅れている！大変だ！」と騒いでいては、プロジェクトマネージャとして適切な判断はできません。
まず確認するべきなのは、
「その遅れは、プロジェクト全体に影響するのか？」
です。
フロートが残っているなら、その遅れは吸収できるかもしれません。
逆に、クリティカルパス上の作業であれば、数日の遅れでもプロジェクトの完了日に影響する可能性があります。
さらに、今は問題がなくても、フロートを使い切ってしまえば、次の遅延を吸収できなくなるかもしれません。
だからこそ、スケジュールを見るときには、単純な「予定対実績」だけではなく、プロジェクト全体のつながりを見ることが重要です。
そして、遅延が発生したときには、クラッシングやファストトラッキング、スコープの見直しなど、さまざまな選択肢の中からプロジェクトに合った対応を選びます。
スケジュールは「守るもの」であると同時に、プロジェクトの未来を予測するための道具でもあります。
この視点を持つと、スケジュールマネジメントが単なる進捗管理ではなく、プロジェクトマネージャの重要な意思決定ツールであることが分かります。
関連用語
- スケジュール・ベースライン
- アクティビティ
- ガントチャート
- クリティカルパス
- フロート
- WBS
- 見積もり
- リスクマネジメント
- 変更管理
- コストマネジメント
- EVM
- 進捗管理
まとめ
スケジュールマネジメントとは、プロジェクトの作業を計画し、スケジュールを作成・管理・コントロールすることです。
基本的には、
- スケジュールマネジメントを計画する
- アクティビティを定義する
- アクティビティの順序を決める
- 期間を見積もる
- スケジュールを作成する
- スケジュールをコントロールする
という流れで進めます。
また、クリティカルパスやフロートを理解することで、プロジェクトの完了日に影響する作業を重点的に管理できるようになります。
スケジュールが遅れた場合も、単純に「遅れているから問題」と考えるのではなく、その遅れがプロジェクト全体にどのような影響を与えるのかを確認することが重要です。
スケジュールマネジメントは、ガントチャートを作って終わりではありません。
計画と実績を比較し、将来のプロジェクトの状態を予測し、必要な意思決定を行う活動です。
プロジェクトマネージャにとって、スケジュールは単なる予定表ではなく、プロジェクトを成功に導くための重要な管理ツールだと考えておきましょう。
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- ガントチャートとは？
- クリティカルパスとは？
- スケジュール・ベースラインとは？
- フロートとは？
- 見積もりとは？
- リスクマネジメントとは？
- 変更管理とは？
- コストマネジメントとは？
- EVMとは？
- 進捗管理とは？
よくある質問（FAQ）
Q. スケジュールマネジメントとは何ですか？
A. プロジェクトで実施する作業の順序や期間を計画し、スケジュールを作成・管理・コントロールする活動です。
Q. スケジュールマネジメントと進捗管理の違いは何ですか？
A. スケジュールマネジメントは、作業の計画からスケジュールの作成、コントロールまでを含む広い活動です。進捗管理は、その中でも計画と実績を比較し、現在の進み具合を把握する活動として考えると分かりやすいでしょう。
Q. クリティカルパスとは何ですか？
A. プロジェクトの完了日を決める重要な作業の経路です。クリティカルパス上の作業が遅れると、プロジェクト全体の完了日が遅れる可能性があります。
Q. フロートとは何ですか？
A. 作業の開始や終了を遅らせることができる余裕時間です。フロートが少ない作業ほど、遅延によるプロジェクト全体への影響に注意する必要があります。
Q. スケジュールが遅れたらどうすればよいですか？
A. まず遅延の原因とプロジェクト全体への影響を確認します。そのうえで、リソース追加、作業の並行化、スコープの見直しなど、プロジェクトの状況に応じた対応策を検討します。
Q. クラッシングとファストトラッキングの違いは何ですか？
A. クラッシングは追加のリソースを投入してスケジュールを短縮する方法です。ファストトラッキングは、本来順番に行う作業を一部並行して進めることでスケジュールを短縮する方法です。
私は令和5年度 IPAプロジェクトマネージャ試験に合格しました。
実際に合格した経験をもとに、勉強方法やおすすめ参考書、最難関といわれる午後Ⅱ論文の対策方法を詳しく解説しています。
「これから勉強を始めたい」「効率よく合格したい」という方は、ぜひこちらの記事もご覧ください。
